Il documento che formalizza e regola il rapporto tra azienda di noleggio e cliente è il contratto di noleggio che però, in base alla normativa vigente, non è obbligatorio.

Al contrario l’unico documento obbligatorio per legge è l’elenco dei nominativi degli utilizzatori. 

Chiarito questo aspetto è però fondamentale l’importanza del contratto poiché questo è il documento che regola l’accordo tra noleggiatore e cliente e descrive una serie di obblighi e tutele tra le parti. 

Il contratto di noleggio deve essere firmato, anche in modalità digitale, da colui che ha potere di firma presso l’azienda cliente.

Il contratto di noleggio si compone di tre parti, che possono essere inserite in un unico documento.

Il modulo d’ordine è la parte in cui si elencano le macchine e attrezzature noleggiate, mentre le anagrafiche individuano chi sono il noleggiatore e il cliente, oppure legalmente parlando il Locatario e il Conduttore.

Le condizioni contrattuali sono un elenco di punti che disciplinano i termini di utilizzo dei prodotti noleggiati, gli eventuali trasporti, le assicurazioni stipulate, i metodi e i tempi di pagamento.

Oltre al contratto di noleggio vanno compilati al momento della consegna del bene al cliente sia il documento di trasporto (DDT) che il verbale di uscita. Quest’ultimo è un documento che attesta lo stato della macchina, con eventuali danni o malfunzionamenti, che il cliente sottoscrive per accettazione. Al termine del noleggio viene effettuato un controllo analogo e compilato un verbale di rientro.

Tra i principali obblighi del noleggiatore vi è il fatto di consegnare al cliente macchinari e attrezzatura che risultino conformi a quanto descritto dalla normativa tecnica specifica in termini di sicurezza (art.72 comma 1 del D.Lgs 81/2008), in buono stato di conservazione e perfettamente funzionanti oltre che pulite e ingrassate.

Il noleggiatore deve inoltre consegnare al cliente, anche in modalità digitale, il manuale di uso e manutenzione della macchina e tutta la documentazione e certificazioni necessarie.

Infine è buona prassi, anche se non un vero e proprio obbligo, mettere a disposizione del cliente il registro delle manutenzioni, che elenca tutte le operazioni effettuate sulla macchina.

Tra gli obblighi del cliente rientra quello di consegnare l'elenco dei nominativi degli utilizzatori, ovvero un documento nel quale il datore di lavoro cliente dichiara chi sono le persone abilitate ad utilizzare la macchina in sicurezza.

Una volta firmato il contratto il cliente è tenuto a rispettare quanto previsto in termini di limiti e luoghi di utilizzo.

Il cliente è poi tenuto al pagamento del corrispettivo pattuito nei termini e modi previsti dal contratto.

Un altro aspetto importante descritto dal contratto riguarda la manutenzione. Come abbiamo detto in precedenza vengono svolti controlli e manutenzioni ad ogni uscita e rientro della macchina dal centro noleggio.

Parlando di manutenzione dobbiamo tenere presente che il noleggiatore effettua controlli e manutenzioni ad ogni rientro della macchina. Durante il periodo di noleggio il cliente deve utilizzare le macchine e attrezzature noleggiare nel modo corretto, ed effettuare i controlli giornalieri e periodici.

Di fatto spettano al cliente la pulizia della macchina, la lubrificazione ed il controllo dei livelli e della carica della batteria. Tali controlli sono descritti nel manuale d’uso che il cliente riceve dal noleggiatore insieme alla macchina.